M.S.ACCESS क्या है / माइक्रोसॉफ्ट एक्सस / M.S. ACCESS की समस्त जानकारी

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सस / M.S.ACCESS क्या है /M.S. ACCESS की समस्त जानकारी

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का परिचय
(Introduction of Microsoft Access)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (डीबीएमएस) है। विंडो के अन्तर्गत इस एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर द्वारा जानकारी (डाटा) को व्यवस्थित रूप से कम्प्यूटर में भविष्य में उपयोग हेतु संरक्षित किया जाता है। उदाहरण के लिए एक कम्पनी द्वारा अपने डीलर्स की जानकारी, लाइब्रेरी में पुस्तकों की जानकारी, म्यूजिक स्टोर में गानों की एल्बम की जानकारी इत्यादि को इस सॉफ्टवेयर द्वारा व्यवस्थित कर उपयोग में लाया जा सकता है। जानकारी का व्यवस्थित स्वरूप डाटाबेस कहलाता है, एक्सेस में डाटाबेस टेबल के रूप में होता है। इस टेबल की पंक्तियाँ रिकार्ड्स कहलाती हैं तथा स्तम्भ फील्ड्स कहलाते हैं। इस फील्ड्स पर आधारित सूचनाएँ रिका में डाली जाती है।

इसके कुछ महत्वपूर्ण उपयोग निम्नलिखित हैं-

(1) डाटा एंट्री और अपडेट (Data Entry & Update)

एक्सेस के अन्तर्गत आप आसानी से डाटा फीड कर सकते हैं तथा उसमें संशोधन कर उस डाटा के अलग-अलग डाटाबेस के साथ भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

(2) क्वेरीज (Queries)

क्वेरी की सहायता से अपने डाटा से सम्बन्धित उन अति विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर दिये जा सकते हैं जिनके उत्तर सीधे टेबल डाटा देखने पर सरलतापूर्वक नहीं मिल पाते हैं। क्वेरी प्रयोग द्वारा डाटा को सूची-क्रम पर व्यवस्थित किया जा सकता है, डाटा के साथ विभिन्न प्रकार की गणनाएँ की जा सकती हैं।

(3) फॉर्स (Forms)

उपयोगकर्ता द्वारा डाटाबेस एप्लिकेशन के इस्तेमाल के लिए यूजर इंटरफेस, फॉर्म द्वारा तैयार किया जा सकता है।

(4) रिपोर्ट्स (Reports)

एक्सेस द्वारा प्रदत्त रिपोर्ट्स की सहायता से आप डाटा प्रस्तुतिकरण के लिए टेबल अथवा क्वेरी पर आधारित रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को चालू करना (Starting of MS Access)


एक्सेस निम्नलिखित चरणानुसार शुरू कर सकते हैं-
(i) Start बटन पर क्लिक करें।
(ii) All Programs पर क्लिक करें।
(iii) Microsoft Office पर क्लिक करें।
(iv) Microsoft Access पर क्लिक करें।

डाटाबेस तैयार करना (Preparing Database)

एक्सेस के अन्तर्गत नया डाटाबेस तैयार कर उसमें डाटा फीड कर सकते हैं। जब आप एक्सेस खोलते हैं तो प्रदर्शित विंडो नया डाटाबेस तैयार करने के लिए फाइल टैब के New मेन्यू को प्रदर्शित करती है, जिसके अन्तर्गत दिये विभिन्न टेम्पलेट द्वारा नया डाटाबेस तैयार किया जा सकता है।

डाटाबेस टम्पलेट्स (Database Templates)

टेम्पलेट की सहायता से पहले से तैयार टेबल्स और फॉमर्स पर आधारित डाटाबेस तैयार कर कार्य किया जा सकता है। एक्सेस के अन्तर्गत कुछ टेम्पलेट दिये गये होते हैं तथा आप टेम्पलेट इंटरनेट द्वारा भी प्राप्त कर सकते हैं। एक्सेस के अन्तर्गत आने वाले टेम्पलेट्स सैम्पल पर क्लिक करने पर प्रदर्शित हो जायेंगे जिसमें से आप अपने डाटाबेस के अनुसार टेम्पलेट का चयन निम्न पदानुसार कर सकते हैं-
(i) अपने डाटाबेस के अनुसार टेम्पलेट का चुनाव करें।
(ii) फाइल नेम विकल्प द्वारा डाटाबेस फाइल का नाम देकर अपनी मनचाही ड्राइव में सुरक्षित करें।
(iii) Create प्रतीक पर क्लिक करें।

ब्लैंक डाटाबेस (Blank Database)

यदि आप डाटाबेस अपने अनुसार तैयार करना चाहते हैं तो आप निम्नचरणानुसार तैयार कर सकते हैं-
(i) Blank database विकल्प पर क्लिक करें।
(ii) एक्सेल डाटाबेस को कम्प्यूटर में अन्य कम्प्यूटर एप्लिकेशन की तरह ही फाइलों के रूप में सुरक्षित करता है। जिसके लिए फाइल नेम विकल्प द्वारा आप अपनी फाइल का नाम देकर अपनी मनचाही ड्राइव में सुरक्षित कर सकते हैं।
(iii) क्रिएट प्रतीक पर क्लिक करें।

निम्न चरण पूरे करते ही आपके समक्ष निम्न विंडो प्रदर्शित होती है, जिसमें एक्सेस द्वारा नई और खाली डाटाबेस फाइल खुली होती है जिसके अन्तर्गत नई बनी टेबल प्रदर्शित होती है। इस टेबल में आप विभिन्न फील्ड्स तैयार कर उनके अन्तर्गत रिकार्ड्स के रूप में डाटा फीड कर सकते हैं। इस प्रदर्शित विंडो में एक में कार्य से पहले इसके इंटरफेस को समझ लेने से कार्य करने में और भी सुविधा होगी। एक्सेस में इंटरफेस में निम्न आइटम्स् समाहित होते हैं-

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(i) टाइटल बार-इस पर प्रत्यक्ष प्रदर्शित डाटाबेस फाइल का नाम प्रदर्शित होता है।

(ii) क्विक एक्सेस टूलबार-इस पर सेव, अनडू और कस्टमाइज क्विक एक्सेस टूलबार कमांड बटन प्रदर्शित होती हैं।

(iii) प्रोग्राम विंडो कंट्रोल-इस पर दिये गये प्रतीक (icons) प्रोग्राम विंडो को मिनिमाइज (minimize), री-स्टोर (Restore)/मैक्सिमाइज (maximize) तथा बंद (close) करने के लिए प्रयुक्त होते हैं।

(iv) फाइल टैब–एक्सेस के पिछले संस्करण में प्रदर्शित Microsoft Office Buttor को File Tab से बदल दिया गया है। डाटाबेस फाइल को कम्प्यूटर में सुरक्षित करना, प्रिंट करना, पूर्व सुरक्षित डाटाबेस फाइल खोलना, इत्यादि फाइल सम्बन्धी कार्य आप इस टैब में जाकर कर सकते हैं।

(v) रिबन टैब-इन टैब्स पर क्लिक करने से इनके अन्तर्गत रिबन प्रदर्शित होती हैं। इन टैस पर डबल क्लिक कर आप रिबन बन्द कर सकते हैं तथा क्लिक करने पर यह पुनः खुल जायेंगे । मानक टैब के साथ, एक्सेस में कुछ प्रासंगिक टैब (contextual tab) समाहित होते हैं जो कि विभिन्न ऑब्जेक्ट्स के साथ अपने आप रिबन टैब में प्रदर्शित होने लगते हैं।

(vi) रिबन-एक्सेस में प्रदत्त रिबन माइक्रोसॉफ्ट फ्लुएंट यूजर इंटरफेस का भाग हैं। इसमें टैब से सम्बन्धित कमांड्स का संग्रह प्रतीकों (icons) के रूप में होता है।

(vii) ग्रुप्स-रिबन के अन्तर्गत कमांड्स विभिन्न समूहों में व्यवस्थित होती हैं जिन्हें ग्रुप कहते हैं।

(viii) डॉयलॉग बॉक्स लॉन्चर-ग्रुप के किनारे पर प्रदर्शित चिन्ह ग्रुप से सम्बन्धित डॉयलॉग बॉक्स को प्रदर्शित करता है।

(ix) ऑब्जेक्ट टैब-डाटाबेस फाइल के अन्तर्गत खुले सभी डाटाबेस ऑब्जेक्ट्स जैसे-टेबल, क्वेरी, फॉर्म इत्यादि को टैब्स के रूप में व्यवस्थित करता है।

(x) नेवीगेशन पेन-इस पट्टिका में फाइल में तैयार डाटाबेस ऑब्जेक्ट्स जैसे-टेबल, क्वेरीज, फॉर्म तथा रिपोर्ट की सूची होती है।

(xi) रिकॉर्ड नेवीगेटर-इसमें प्रदत्त बटनों की सहायता से आसानी से किसी रिकॉर्ड पर पहुंचा जा सकता है।

(xii) न्यू शार्टकट्स- डाटाबेस सम्बन्धित विभिन्न व्यू पर इन बटनों की सहायता से पहुँचा जा सकता है।

(xiii) स्टेटस बार-दृश्य अथवा व्यू की जानकारी के साथ विभिन्न प्रकार जानकारियाँ जैसे-कैप्स, नम, स्क्रॉल लॉक की ऑन अथवा ऑफ की जानकारी,स्टेटस बार प्रदर्शित करा सकते है।

एक्सेस के अन्तर्गत कार्य करना (Working with Access)

एक्सेस एक डाटाबेस मैनेजमेंट प्रोग्राम है इसकी सहायता से जटिल से जटिल डाटा को बहुत ही सुविधापूर्ण रूप में सुरक्षित किया जा सकता है तथा विभिन्न प्रकार की फॉर्म बनाकर अन्य उपयोगकर्ताओं के हिसाब से यूजर इंटरफेस तैयार कर डाटा फीड कराया जा सकता है । एक्सेस द्वारा अत्यन्त जटिल डाटा की संक्षिप्त रिपोर्ट प्रस्तुतीकरण के लिए तैयार की जा सकती है |

डाटाबेस फाइल खोलना (Open Database File)

पहले से तैयार किसी डाटाबेस को संशोधन अथवा विश्लेषण के लिए निम्न चरणों के अनुसार खोला जा सकता है-
(i) File Tab पर क्लिक करें। बैकस्टेज व्यू प्रदर्शित होगा।
(ii) प्रदर्शित Open पर क्लिक करें।
(iii) Open पर क्लिक करने पर ओपन डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आप अपनी डाटाबेस फाइल को संशोधन अथवा विश्लेषण के लिए खोल सकते हैं।

डेटाशीट व्यू में टेबल बनाना (Creating Table in Datasheet View)

एक्सेस के अन्तर्गत डाटा प्रविष्ट कराने के लिए टेबल की आवश्यकता होती है। टेबल स्तम्भों और पंक्तियों की आयताकार ग्रिड के रूप में व्यवस्थित होती है। इन स्तम्भों अथवा फील्ड्स पर आधारित डाटा पंक्तियों में रिकॉर्ड्स के रूप में फीड किया जाता है। एक डाटाबेस फाइल के अन्दर आप बहुत सी टेबल निम्न चरणानुसार तैयार कर सकते हैं-

(i) रिबन टैब में Create टैब पर क्लिक करें।
(ii) Create टैब के अन्तर्गत टेबल्स ग्रुप के अन्दर Table पर क्लिक करते ही एक्सेस डेटाशीट व्यू के अन्तर्गत नई टेबल तैयार कर देता है। टेबल के अन्तर्गत स्तम्भों को फील्ड्स कहते हैं तथा स्तम्भों के शीर्षक फील्ड नेम कहलाते हैं। टेबल फील्ड्स पर निम्न प्रकार कार्य किये जा सकते हैं-

(i) फील्ड को नामांकित करना

(a) फील्ड को नाम देने के लिए डाटाशीट व्यू में सर्वप्रथम स्तम्भ के शीर्षक (फील्ड नेम) पर डबल क्लिक करें।
(b) डाटा के अनुसार फील्ड का नाम टाइप करें। ध्यान रखें कि स्पेस के साथ इसमें केवल 64 अक्षर का नाम ही टाइप कर सकते हैं

(ii) फील्ड का प्रकार नियत करना

अगले फील्ड पर पहुँचते ही फील्ड के प्रकार प्रदर्शित होने लगते हैं फील्ड के अन्तर्गत आप किस प्रकार का डाटा चाहते हैं वह आप प्रदर्शित मेन्यु में से चुन सकते हैं।

(iii) डाटा प्रकार चुनने के पश्चात् फील्ड को नामांकित करें।

(iv) नीचे दी गयी सारणी के अनुसार उक्त चरण अपनाकर डाटाबेस में नये फील्ड जोड़ें-

फील्ड का नाम (Field Name)     डाटा का प्रकार (Data Type)

Registeration No                     Auto Number
Student Name                           text
Date of Birth                             date
Phone Number                        Number
Fee Deposited                        currency

डिजाइन व्यू में टेबल बनाना (Creating Table in Design View)

डिजाइन व्यू द्वारा भी टेबल के अन्तर्गत फील्ड्स तैयार किये जा सकते हैं इसके लिए निम्न चरणों का अनुसरण करना होगा-
(i) रिबन टैब में Create टैब पर क्लिक करें।
(ii) Create टैब के अन्तर्गत टेबल्स ग्रुप के अन्दर Table Design पर क्लिक करते ही एक्सेस डिजाइन व्यू के अन्तर्गत नई टेबल तैयार कर देता है।

डिजाइन व्यू में फील्ड्स सम्बन्धित बहुत से विकल्प होते हैं जिनके द्वारा आप फील्ड को और अच्छी तरह कंट्रोल कर सकते हैं। इसमें आप फील्ड के नाम तथा प्रकार के साथ फील्ड का संक्षिप्त विवरण, फील्ड सम्बन्धी प्रॉपर्टी भी तय कर सकते हैं।

प्राइमरी की (Primary Key)

टेबल के अन्तर्गत फील्ड ऐसा होना चाहिए जिसके अन्तर्गत किसी भी रिकॉर्ड की पुनरावृत्ति न हो जिसे हम प्राइमरी की के तौर पर इस्तेमाल कर सकते हैं। जैसे कि एक स्कूल के अन्दर पंजीकरण संख्या की पुनरावृत्ति नहीं होती है अतः पंजीकरण संख्या (Registeration No.) को अद्वितीय मानते हुए इसे अपने डाटाबेस की प्राइमरी की के तौर पर रख सकते हैं।

टेबल सुरक्षित करना (Saving Table)

नई टेबल तैयार करने के बाद इसे डाटाबेस का स्थायी ऑब्जेक्ट बनाने के लिए सुरक्षित कर लेना चाहिए। टेवल सुरक्षित करने के लिए आप कीबोर्ड पर Ctrl+s की दबायें अथवा टेबल के टैब पर राइट क्लिक करें जिसमें प्रदर्शित मेन्यु से Save चुनते ही Save As डॉयलॉग बॉक्स खुल जाता है जिसमें टेबल का नाम टाइप कर OK पर क्लिक करने पर टेबल डाटाबेस में सुरक्षित हो जाती है । टेबल सुरक्षित होते ही उसका नया नाम टैब के ऊपर व नेवीगेशन पेन में प्रदर्शित होने लगता है।

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फील्ड व्यवस्थित करना (Arranging Fields)

टेबल के अन्तर्गत तैयार फील्ड की स्थिति बदली जा सकती है तथा नये फील्ड जोड़े अथवा घटाये जा सकते हैं।

(1) फील्ड्स की स्थिति बदलना (Re-positioning Fields)
डेटाशीट व्यू के अन्तर्गत फील्ड की स्थिति बदलने के लिए फील्ड के स्तम्भ शीर्ष को माउस द्वारा ड्रैग करने पर एक काली रेखा स्तम्भों (फील्ड्स) के मध्य खिसकती है जिसे अपने मनचाहे स्थान पर छोड़ने पर वह फील्ड खिसक कर उस स्थान पर आ जाता है।
डिजाइन व्यू के अन्तर्गत फील्ड की स्थिति बदलने के लिए फील्ड की पंक्ति के शीर्ष को माउस द्वारा ड्रैग करने पर एक काली रेखा फील्ड्स के मध्य खिसकती है जिसे अपने मनचाहे स्थान पर छोड़ने पर वह फील्ड खिसक कर उस स्थान पर आ जाता है।

(2) नया फील्ड जोड़ना (Inserting New Field)
डैटा शीट व्यू के अन्तर्गत आपको जहाँ फील्ड जोड़ना हो उसके दायीं तरफ के फील्ड के स्तम्भ शीर्षक पर राइट क्लि करने से प्राप्त मेन्यू में इन्सर्ट फील्ड विकल्प चुनकर टैक्स्ट डाटा टाइप का फील्ड जोड़ा जा सकता है।

डाटा का प्रकार बदलना (Changing Data Type)

टेबल तैयार करते समय डाटा टाइप बड़े ध्यानपूर्वक नियत करने चाहिए। यदि आवश्यकता के अनुरूप बाद में बदला भी जा सकता है।

टेबल का नाम बदलना (Renaming Table)

आप किसी भी समय टेबल का नाम बदल सकते हैं। नाम बदलने पर एक्सेस स्वतः ही टेबल के सभी रेफरेंस को अपडेट कर देता है अर्थात् टेबल पर आधारित क्वेरीज, फॉर्म तथा रिपोर्ट्स में टेबल का नाम स्वतः ही बदल जाता है।

टेबल हटाना (Deleting Table)

यदि आप किसी टेबल को डाटाबेस में से हटाना चाहते हैं तो आपको अग्र चरणों का अनुसरण करना होगा-

(1) टेबल को डिलीट करने से पहले टेबल बन्द करें । टेबल बन्द करने के लिए ऑब्जेक्ट टैब पर टेबल चुनने के बाद ऑब्जेक्ट टैब के दायीं ओर बने Close बटन पर क्लिक करें।

(2) जिस टेबल को हटाना चाहते हों उन पर नेवीगेशन पेन में राइट क्लिक

(3) प्रदर्शित सूची में Delete विकल्प चुनें ।

(4) Delete विकल्प चुनते ही पुष्टि के लिए डॉयलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा जिसमें Yes बटन पर क्लिक करते ही टेबल पूर्णतः हट जायेगी।

फील्ड प्रॉपर्टीज (Field Properties)

डिजाइन व्यू के अन्तर्गत फील्ड टाइप के आधार पर कुछ विशेषताएँ निर्धारित की जा सकती हैं जो कि फील्ड को नियंत्रित करती हैं तथा फील्ड की।व्याख्या करती हैं। इन प्रॉपर्टीज में सामान्य चीजों जैसे आकार और स्वरूप के साथ ही फील्ड में डाटा फीडिंग से सम्बन्धित नियम भी निर्धारित किये जाते हैं। फील्ड प्रॉपर्टी डिजाइन व्यू के निचले हिस्से में फील्ड प्रॉपर्टीज पट्टिका में मिलती हैं जिसे Field Property Pane भी कहा जाता है। इन पेन के अन्तर्गत निम्न भाग होते हैं-

(i) General टैब-फील्ड को प्रभावित करने वाली अधिकतर प्रॉपर्टीज इस टैब के अन्तर्गत आती हैं।
(ii) Lookup टैब-लुकअप सूची को सेट करने में सबसे पहले इस्तेमाल होता है।
(iii) प्रॉपर्टी इंफर्मेशन-चुनी हुई पॉपर्टी की जानकारी इस बॉक्स में प्रदर्शित होती है।

नम्बर डाटा टाइप के फील्ड का आकार बदलने के लिए-

(1) नम्बर डाटा टाइप फील्ड पर क्लिक करें। नीचे फील्ड की प्रॉपर्टी प्रदर्शित होने लगेंगी।
(2) फील्ड प्रॉपर्टी के जनरल टैब में Fields Size के अन्तर्गत ड्रॉप डाउन मेन्यू में प्रदर्शित सात विकल्पों में से किसी एक विकल्प को चुन सकते हैं।

वैधता नियम (Validation Rule)

वैधता नियम द्वारा किसी फील्ड में की जा रही एंट्री को बाध्य किया जा सकता है। जैसे अपने उदाहरण में यदि हम फीस 1,500 से 5,000 के बीच लेना चाहते हों तो-

(1) सर्वप्रथम Fee Deposited फील्ड पर क्लिक करें जिससे उसकी प्रॉपर्टी नीचे प्रदर्शित होने लगें।

(2) Validation Rule के अन्तर्गत Between 1,500 and 5,000 समीकरण लिखें जिससे फील्ड के अन्तर्गत केवल इसी के मध्य की संख्या फीड की जा सकेगी।

(3) Validation Text a Please Enter Value between
1500-5000
वैधता नियम की जाँच करने के लिए जैसे ही हम कोई संख्या (जो 1,500- 5,000 के बीच की न हो) फील्ड के अन्दर भरते हैं वैसे ही Validation Text युक्त डॉयलॉग बॉक्स प्रकट हो जाता है।

टेबल में रिकॉर्ड्स संग्रहीत करना (Feeding Records in Table)

जिस टेबल में आप रिकॉर्ड्स फीड करना चाहते हों सर्वप्रथम उसे खोल लें । टेबल खोलने के लिए नेवीगेशन पेन में टेबल पर डबल क्लिक करें। आपके समक्ष टेबल डेटाशीट व्यू में प्रदर्शित हो जायेगी । डेटाशीट व्यू के अन्तर्गत टेबल एक पंक्ति और स्तम्भों की आयताकार ग्रिड के रूप में व्यवस्थित होती है जिसे डेटाशीट कहते है।
आप फील्ड के अन्दर सीधे-सीधे डाटा फीड कर सकते हैं। जैसे ही आप एकफील्ड में डाटा भरकर Enter अथवा Tab की दबाते हैं वैसे ही कर्सर स्वतः अन्य फील्ड पर चला जाता है और जब सभी फील्ड में एंट्री हो जाती है तो नया रिकॉर्ड स्वतः तैयार हो जाता है और यह क्रिया निरन्तर चलती रहती है। डाटा फीड करते समय बीच-बीच में डाटा सेव करते रहना चाहिए।

टेबल में डाटा सलेक्ट करना (Selecting Data in Table)

टेबल में डाटा सलेक्ट कर उस पर विभिन्न कार्य किये जा सकते हैं। सलेक्ट किया हुआ डाटा टेबल में हाइलाइट हुआ प्रदर्शित होता है।

(1) फील्ड सलेक्ट करना (Selecting Field) – फील्ड को निम्न प्रकार सलेक्ट कर सकते हैं-

(1) अपने माउस को उस फील्ड के नाम पर रख दें जिसे आप सलेक्ट करना चाहते हैं। इस स्थिति में माउस प्वाइंटर की आकृति (down arrow) बदल जाती है। फील्ड सलेक्ट करने के लिए फील्ड नेम पर क्लिक करें। एक साथ कई फील्ड्स सलेक्ट करने के लिए (down arrow) आकृति वाले माउस प्वाइंटर को फील्ड नेम पर ड्रैग करते हुए हाइलाइट कर सकते हैं।

(2) रिकॉर्ड सलेक्ट करना (Selecting Record) – रिकॉर्ड को निम्न प्रकार सलेक्ट कर सकते हैं-

(1) अपने माउस को उस रिकॉर्ड की बायीं ओर पंक्ति के शीर्ष पर रख दें जिसे आप सलेक्ट करना चाहते हैं। इस स्थिति में माउस प्वाइंटर की आकृति (+) बदल जाती है। रिकॉर्ड सलेक्ट करने के लिए पंक्ति के शीर्ष पर क्लिक करें। एक साथ कई रिकॉर्ड्स सलेक्ट करने के लिए (+) आकृति वाले माउस
प्वाइंटर को पंक्ति के साथ ड्रैग करते हुए हाइलाइट कर सकते हैं।

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(3) सैल सलेक्ट करना (Selecting Cell)

टेबल के अन्तर्गत सैल को निम्न प्रकार सलेक्ट कर सकते हैं-

(1) अपने माउस प्वांइटर को उस सेल के अन्तर्गत किनारे पर लाने पर माउस प्वाइंटर की आकृति (+) बदल जाती है। माउस प्वाइंटर की आकृति बदलने पर सैल में क्लिक करने पर सैल सलेक्ट हो जाता है। एक साथ कई सैल सलेक्ट करने के लिए (+) आकृति वाले माउस प्वाइंटर को ड्रैग करते हुए हाइलाइट कर सकते हैं।

फाइंड और रिप्लेस का प्रयोग (Use of Find and Replace)

डाटाबेस के अन्तर्गत किसी विशिष्ट रिकॉर्ड को ढूँढ़ और बदल सकते हैं। फाइंड के प्रयोग से आप किसी भी टास्क में आसानी से सर्च कर सकते हैं। सभी फील्ड में सभी रिकॉर्ड्स को सर्च करने के लिए डेटशीट या फॉर्मस् को सलेक्ट करें ।

(1) फाइंड विकल्प (Find Option)

1. जिस टेबल के अन्तर्गत आप कुछ ढूँढना चाहते हों उसे खोलें :
2. जिस फील्ड में आप ढूँढना हों उसे सलेक्ट करें।
3. Home टैब पर क्लिक करें।
4. Home रिबन के अन्तर्गत Find पर क्लिक करते ही Find and Replace डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा।
5. Find टैब के अन्तर्गत Find what में सलेक्टेड फील्ड में आप जो ढूँढना चाहते हों वह टाइप करें
6. Find Next पर क्लिक करें । एक्सेस तुरन्त सलेक्टेड फील्ड के अन्दर उस सैल पर पहुँच जायेगा।
7. डायलॉग बॉक्स बन्द करने के लिए Cancel पर क्लिक करें।

(2) रिप्लेस विकल्प (Replace Option)

1. जिस फील्ड में आप ढूँढना और बदलना चाहते हों उसे सलेक्ट करें।
2. Home टैब पर क्लिक करें।
3. Home रिबन के अन्तर्गत Replace पर क्लिक करें क्लिक करते ही Find and Relace डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा।
4. Replace टैब के अन्तर्गत Find what में सलेक्टिड फील्ड में जो आप ढूँढना चाहते हों वह टाइप करें।
5. Replace with के अन्तर्गत जिससे बदलना चाहते हैं वह टाइप करें।
6. Replace All पर क्लिक करें। एक चेतावनी संदेश प्रदर्शित होता है जो यह बतलाता है, कि एक बार रिप्लेस करने के पश्चात् उसे Undo नहीं किया जा सकेगा।
7. जारी रखने के लिए Yes पर क्लिक करें । एक्सेस तुरन्त Find what के अन्तर्गत लिखे मैटर को परिवर्तित कर देता है।
8. डायलॉग बॉक्स बन्द करने के लिए Cancel पर क्लिक करें।

डाटा को क्रमबद्ध करना (Sorting of Data)

सॉर्टिंग का अर्थ रिकार्ड्स को ऊपर से नीचे अथवा नीचे से ऊपर के क्रम में व्यवस्थित करने से है। रिकॉर्ड्स को सॉर्ट करने के लिए फील्ड को उस क्रम में सलेक्ट करें जिसमें रिकॉर्ड्स व्यवस्थित हैं । टेबल में आप रिकॉर्ड्स का क्रम भी बदल सकते हैं। इससे आपको डाटा प्राप्त करने, व्यवस्थित करने और उसका विश्लेषण करने में सहायता मिलती है।

आप निम्न प्रकार से टेबल को सॉर्ट कर सकते हैं-
1. उस टेबल को खोलें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
2. जिस फील्ड को सॉर्ट करना चाहते हैं उससे फील्ड नेम पर क्लिक कर सलेक्ट करें।
3. Home टैब पर क्लिक करें।
4. Home रिबन के अन्तर्गत Sort & Filter ग्रुप में डाटा को ऊपर से नीचे क्रमबद्ध करने के लिए Ascending पर अथवा डाटा को नीचे से ऊपर क्रमबद्ध करने के लिए Desending पर क्लिक करें। जिससे रिकॉर्ड्स सॉर्टिड क्रम के अनुसार क्रमबद्ध हो जायेंगे।

डाटा फिल्टर करना (Filtering Data)

केवल वांछित डाटा को स्क्रीन पर प्रदर्शित करने के लिए डाटा को फिल्टर किया जाता है। फिल्ट्रेशन द्वारा डाटाबेस में निहित जानकारियों की समीक्षा अथवा विश्लेषण करने में सहायता मिलती है। निम्न चरणों द्वारा डाटा को फिल्टर किया जा सकता है-
1. उस डाटा पर क्लिक करें जिसे आप रिकॉर्ड्स में फिल्टर करना चाहते हैं। इससे केवल वही रिकॉर्ड प्रदर्शित होंगे जिसमें वह डाटा शामिल होगा।

2. Home टैब पर क्लिक करें।

3. रिकॉर्ड्स फिल्टर करने के लिए Home रिबन के अन्तर्गत Sort & Filter ग्रुप में Selection पर क्लिक करें। जिसमें विभिन्न क्राइटेरिया युक्त एक डाउन पुल मेन्यू प्रदर्शित होगा।

4. मेन्यू में क्राइटेरिया चुनकर क्लिक करें। एक्सेस केवल चयनित क्राइटेरिया के अनुसार रिकॉर्ड्स प्रदर्शित करेगी अन्य रिकॉर्ड्स छिप जायेंगे। स्टेटस बार के ऊपर नेवीगेशान पट्टिका में Filtered शब्द दिखाई देगा जिससे पता चलता है कि आप फिल्टर किये हुए रिकॉर्ड्स देख रहे हैं।

5. फिल्टर किये रिकॉर्डस् देखने और उनकी समीक्षा करने के बाद, सभी रिकॉर्ड्स स्क्रीन पर प्रदर्शित करने के लिए Toggle Filter पर क्लिक करें।

(1) मल्टीपल वैल्यू फिल्टर करना (Filtering Multiple Value)

एक से अधिक वैल्यू को फिल्टर करने के लिए आप मल्टीपल वैल्यू का प्रयोग कर सकते हैं । मल्टीपल वैल्यू में एक और पट्टिका खुलती है जिसमें उस फील्ड में उपस्थित प्रत्येक वैल्यू के लिए चैकबॉक्स शामिल होते हैं। इन चैकबॉक्स को चुनकर फिल्टरिंग के लिए मल्टीपल वैल्यू निम्न प्रकार सलैक्ट की जा सकती है-

1. उस फील्ड पर क्लिक करें जिसे फिल्टर करना चाहते हों।
2. Home टैब पर क्लिक करें।
3. Filter पर क्लिक करें जिससे फिल्टरिंग में सहायक एक पट्टिका खुल जाती है।
4. पट्टिका के अन्दर फिल्टर करने के लिए वैल्यू का चुनाव करें।
5. वैल्यू चुनने के पश्चात् OK पर क्लिक करें। आप पायेंगे कि टेबल में केवल रौल्यू वाले रिकॉर्ड्स ही प्रदर्शित हो रहे हैं।
6. फिल्टर किये रिकॉर्ड्स देखने और उनकी समीक्षा करने के बाद, फिल्टर हटाने के लिए Toggle Filter पर क्लिक करें।

(2) टैक्स्ट वैल्यू फिल्टर करना (Filtering Text Value)

टैक्स्ट वैल्यू फिल्टर, टेक्स्ट स्ट्रिंग को फिल्टर करने में प्रयोग होती है। यदिnविभिन्न लोग एक ही नाम से रिकॉर्ड्स को एंटर कर देते हैं तो उस नाम के सभी रिकॉर्ड्स को ढूँढने के लिए टैक्स्ट फिल्टर निम्न प्रकार प्रयुक्त किया जाता है-

1. उस फील्ड की स्तम्भ में क्लिक करें जिसे फिल्टर करना चाहते हों।
2. Home टैब पर क्लिक करें।
3. Filter पर क्लिक करें जिससे फिल्टरिंग में सहायक एक पट्टिका खुल जाती है।
4. पट्टिका के अन्दर Text Filter का चुनाव करें। इसमें प्रदर्शित सूची मेंnलागू किये जाने वाला Text Filter चुनकर क्लिक करें। Custom Filter डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा।
5. डायलॉग बॉक्स के अन्दर टैक्स्ट स्ट्रिंग टाइप करने के पश्चात् OK पर क्लिक करते ही फिल्टर लागू हो जाता है।

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