M.S.WORD क्या है / माइक्रोसॉफ्ट वर्ड / M.S.Word की समस्त जानकारी

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ऑफिस पैकेज्स (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007) के
साथ कार्य WORKING WITH A OFFICE PACKAGE [MICROSOFT OFFICE 2007

वर्तमान समय में, बाजार में कई प्रकार के ऑफिस पैकेज उपलब्ध हैं। लेकिन माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 सर्वप्रचलित प्रोग्राम है इसके अन्तर्गत मुख्य चार सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों के अन्तर्गत कार्य किया जाता है।

1.एम.एस. वर्ड

2.एम.एस. एक्सेल

3.एम.एस. पॉवर प्वाइंट

4.एम.एस. एक्सेस

इन चार मुख्य प्रोग्राम के द्वारा ही एम.एस. ऑफिस का समस्त कार्य सम्पादित होता है। यहां हम केवल एम.एस. वर्ड की कार्य प्रणाली पर चर्चा करेंगे । अन्य तीनों का अध्ययन अगले अध्यायों में करेंगे।

एम.एस वर्ड (MS Word)

एम.एस वर्ड का परिचय (Introduction of MS Word)

“माइक्रोसॉफ्ट वर्ड” एक वर्ड प्रोसेसिंग एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर है। यह प्रोग्राम आपके अभिलेखों जैसे पत्र, रिज्यूम, रिपोर्ट आदि का निर्माण करने तथा उन पर कार्य करने की सहायता प्रदान करता है । इसमें दिये गये फीचर्स की सहायता से आप अपने अभिलेख को सम्पादति कर उसे और उपयोगी बना सकते हैं।

एम.एस. वर्ड शुरू करना (Starting to MS Word)

start बटन पर क्लिक करें
All Programs पर क्लिक करें।
Microsoft Office पर क्लिक करें।
Microsoft Word पर क्लिक करें।

वर्ड विण्डो का प्रदर्शन (presentation of Word Window)

इसमें निम्न आइटम्स दिखाई देते हैं-

(i) टाइटल बार–प्रत्यक्ष प्रदर्शित अभिलेख का नाम प्रदर्शित होता है।

(ii) क्विक एक्सेस टूलबार-इस पर सेव, अनडू, रिपीट (कुछ कार्य अनडू करते ही यह बटन रीडू बटन में स्वतः परिवर्तित हो जाता है) और कस्टमाइज क्विक एक्सेस टूलबार कमांड बटन प्रदर्शित होती हैं।

(iii) प्रोग्राम विण्डो कन्ट्रोल -इस पर दिये गये प्रतीक (icons) प्रोग्राम विण्डो को मिनिमाइज (minimize), रो-स्टोर (Restore)/मैक्सिमाइज (Mazimize) तथा बंद (close) करने के लिए प्रयुक्त होते हैं।

(iv) फाइल टैब-वर्ड के पिछले संस्करण में प्रदर्शित (Microsoft Office Button को File Tab से बदल दिया गया है। अभिलेख को कम्प्यूटर में सुरक्षित करना, प्रिंट करना, पूर्व सुरक्षित अभिलेख खोलना, शेयर करना इत्यादि फाइल सम्बन्धी कार्य आप इस टैब में जाकर कर सकते हैं।

(v) रिबन टैब-इन टैब्स पर क्लिक करने से इनके अन्तर्गत रिबन प्रदर्शित होती हैं । इन टैब्स पर डबल क्लिक कर आप रिबन बन्द कर सकते हैं तथा क्लिक करने पर यह पुनः खुल जायेंगे।

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(vi) रिबन—वर्ड में प्रदत्त रिबन माइक्रोसॉफ्ट फ्लुएंट इंटरफेस का भाग है। इसमें टैब से सम्बन्धित कमांड्स का संग्रह प्रतीकों (icons) के रूप में होता है।

(vii) रूलर-वर्ड में दिये गये रूलर की सहायता से आप पेज मार्जिन सेट कर सकते हैं, अपने अभिलेख में टैब, हैंगिंग लगा सकते हैं।

(viii) डाक्यूमेंट विण्डो–अभिलेख तैयार करने के लिए यही हमारा पेज अथवा वर्किंग एरिया (कार्य करने का स्थान) होता है |

(ix) इंसर्शन प्वाइंट–इंशर्सन प्वाइंट ब्लिंक करता कर्सर होता है, यह वर्किंग एरिया के अन्तर्गत टैक्स्ट के टाइप होने की स्थिति दर्शाता है अर्थात् हम जो भी अपने अभिलेख में लिखना चाहते हैं वह इस कर्सर के आगे से लिखा जा सकता है।

(x) स्टेटस बार-स्टेटस बार हमें हमारे अभिलेख से सम्बन्धित भिन्न-भिन्न जानकारियाँ देती हैं, जैसे-अभिलेख में कुल कितने पेज हैं तथा हम कौन से पेज पर हैं, कुल अक्ष. संख्या । स्टेटस बार पर राइट क्लिक करके हम इसे अपने अनुसार कस्टमाइज कर और जानकारियाँ भी इस पर प्रदर्शित करा सकते हैं।

(xi) व्यू शार्टकट्स-अभिलेख का दृश्य बदलने के लिए ब्यू शार्टकट स्टेप्स बार पर प्रदर्शित होते हैं। इसमें अभिलेख के पाँच विभिन्न दृश्य उपलब्ध हैं।

(xii) जूम स्लाइडर-जूम स्लाइडर को आगे पीछे खिसकने से अभिलेख का दृश्य बढ़ा/छोटा किया जा सकता है।

(xiii) स्क्रॉल बार–डॉक्यूमेंट को ऊपर नीचे अथवा दाँये बाँये खिसकाने के लिए स्क्रॉल बार का उपयोग किया जाता है।

एमएस वर्ड के अन्तर्गत कार्य करना (Working with MS Word)

एमएस वर्ड एक वर्ड प्रोसेसिंग है इसके अन्तर्गत कार्य करना बहुत ही सरल है। वर्ड की सहायता से आप अपने टैक्स्ट को सुव्यवस्थित कर प्रदर्शन के लिए तैयार एक अभिलेख में परिवर्तित कर सकते हैं। इसके अन्तर्गत अभिलेख तैयार करने सम्बन्धी बहुत सी सुविधाएँ दी गयी होती हैं।

टैक्स्ट को लिखना या सम्पादित करना (Writing/Editing Text)

एमएस वर्ड वर्ड खुलने के साथ ही कार्य के लिए तैयार होता है वर्किंग एरिया के अन्तर्गत दिखने वाला कर्सर इंसर्शन प्पाइंट कहलाता है। जहाँ पर यह कर्सर स्थित होगा वहीं से आप टंकण (टाइपिंग) कर सकते हैं। टाइप किये हुए मैटर के  बीच में यदि कुछ लिखना हो तो इंसर्शन प्वाइंट को वहाँ लाकर यह कार्य किया जा सकता है। जैसे ही आप कुछ टाइप करते हैं वैसे ही वर्ड अपने शब्दकोष के अनुसार शब्दों तथा व्याकरण सम्बन्धी त्रुटियों को अंडरलाइन करता है तथा इन त्रुटियों को ठीक करने में अपने सुझाव देता जिसे यदि उपयोगकर्ता चाहे तो इस्तेाल कर सकता है अथवा Ignore कर आगे बढ़ सकता है यदि उपयोगकर्ता चाहे तो वह कुछ शब्दों को जो कि वर्ड के शब्दकोष में नहीं हैं उन्हें शब्दकोश में जोड़ सकता है जिससे भविष्य में वह शब्द वर्ड द्वारा चिह्नित नहीं किये जायेंगे।

टैस तथा रिबन (Tabs and Ribbon)

प्रत्येक टैब कमांड्स के समूह को निरुपित करता है। इन टैक्स के अन्तर्गत आने वाली कमांड्स के प्रतीक रिबन पर होते हैं। वर्ड के अन्तर्गत आठ टैब होते हैं इनमें File टैब को छोड़ सभी टैब्स के अन्तर्गत रिबन होते हैं। इन टैब्स तथा इनके अन्तर्गत आने वाले रिबन्स अथवा कमांड्स को एक-एक कर निम्न प्रकार समझते हैं-

फाइल टैब (File Tab)

यह टैब अभिलेखों का प्रबन्धन करने की सहायता देता है। जैसे आपको यदि अभिलेख को सुरक्षित करना हो या प्रिंट अथवा शेयर करना हो तो इस टैब की सहायता आप यह सभी कार्य कर सकेंगे। फाइल टैब पर क्लिक करते ही सर्वप्रथम Info मेन्यू प्रदर्शित होता है। इसकी कमाण्डों के प्रयोग निम्नलिखित हैं–

क्र०सं०कमांडकीबोर्ड शर्टकटउपयोग
1Save Ctrl + S अभिलेख को सुरक्षित करने में प्रयुक्त होती है।
2Save AsF12 यदि अभिलेख को किसी अन्य नाम से सुरक्षित करना हो तो इस कमाण्ड को प्रयोग किया जाता है। किसी नये अभिलेख को सुरक्षित करने पर यही कमाण्ड एक्टिवेट होकर सामने आती है। इसके द्वारा हम अपने अभिलेख को अपने इच्छित स्टोरेज मीडिया पर अपने इच्छित फोल्डर में सुरक्षित कर सकते हैं। यदि अभिलेख को किसी पुराने संस्कारण में अथवा PDF तथा XPS के रूप में सुरक्षित करना चाहते हैं तो हम File name के नीचे दिये Save as type में दिये गये फॉर्मेट में से चुनकर सुरक्षित कर सकते हैं।
3OpenCtrl + Oयह कमाण्ड पूर्व सुरक्षित अभिलेखों को खोलने का कार्य करती है।
4closeCtrl + F4इसके द्वारा खुले हुए अभिलेख को बिना वर्ड बन्द किये, बन्द किया जा सकता है।
5OptionsAlt FT यह वर्ड को कंट्रोल करने के लिए ढेरों ऑप्शन प्रदान करता है। यह विभिन्न भागों में बँटा होता है।
6ExitAlt FXयह कमाण्ड वर्ड के सभी खुले हुए अभिलेखों के साथ वर्ड एप्लिकेशन को बन्द कर देती है।
7Infoइस मेन्यू में दिये गये विकल्पों की सहायता से आप अपने अभिलेख को पासवर्ड द्वारा सुरक्षित कर सकते हैं। यह मेन्यू फाइल की पूरी जानकारी प्रदान करता है।
8Recent
इसके अन्तर्गत हाल ही में खुली फाइल्स की सूची होती है जिससे आप तुरन्त ही फाइल खोल सकते हैं।
9Newन्यू के अन्तर्गत आपको नई फाइल खोलने सम्बन्धी विकल्प मिलेंगे इसमें दिये गये टेम्पलेट्स
की सहायता से आप विभिन्न प्रकार के अभिलेख जैसे-रिपोर्ट, फैक्स, रिज्यूम, लैटर इत्यादि बड़ी ही सरलतापूर्वक तैयार कर सकते हैं तथा इंटरनेट द्वारा ऑनलाइन जाकर विभिन्न टेम्पलेट्स भी उपयोग में लाकर विभिन्न प्रकार के ब्रोशर्स, बिजनेस कार्ड, न्यूजलैटर्स इत्यादि भी तैयार कर सकते हैं।
10Print
इस मेन्यू में दिए गए विकल्पों की सहायता से अभिलेख को प्रिंट किया जा सकता है।
11Save & Sendयह विकल्प फाइल को शेयर करने की सुविधाप्रदान करता है इसके द्वारा अभिलेख की PDF
या XPS फाइल भी तैयार कर शेयर की जा सकती है।
12Help
इस मेन्यू द्वारा एमएस वर्ड के उपयोग सम्बन्धी ऑनलाइन अथवा ऑफलाइन सहायता प्राप्त की जा सकती है तथा माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के
अपडेट्स भी ऑनलाइन प्राप्त किये जा सकते हैं।

होम टैब बनाना (Create Home Tab)

इस टैब के अन्तर्गत निम्नलिखित पाँच ग्रुप होते हैं जिनमें विभिन्न कमांड्स होती हैं। इन कमांड्स द्वारा अभिलेख को फॉर्मेट किया जा सकता है।

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क्लिपबोर्ड बनाना (Create Clipboard) – इस ग्रुप के अन्तर्गत दिये प्रतीक होते हैं-

(i) Cut की सहायता से आप किसी सलैक्ट किये मैटर/ग्राफिक को हटाvसकते हैं। इससे मैटर पूरी तरह न हटकर ऑफिस क्लिपबोर्ड में चला जाता है|

(ii) Copy कमाण्ड द्वारा सलैक्ट किया मैटर/ग्राफिक अपनी स्थिति पर ही रहता है किन्तु उसकी एक प्रतिलिपि ऑफिस क्लिपबोर्ड पर बन जाती है।

(iii) Format Painter टूल की सहायता से किसी शब्द पर की हुई फॉर्मेटिंग को कॉपी कर किसी अन्य शब्द पर प्रयुक्त कर सकते हैं। इस बटन पर डबल क्लिक करने से इसकी फॉर्मेटिंग अभिलेख में विभिन्न स्थानों पर भी की जा सकती है।

(iv) Paste पर क्लिक करते ही जहाँ इंसर्शन प्वांइट होता है वहाँ पर ऑफिस क्लिपबोर्ड पर स्थित मैटर/ग्राफिक आ जाता है। पेस्ट के नीचे दिये तीर पर क्लिक करते ही पेस्ट स्पेशल विकल्प आ जाते हैं जिनके द्वारा आप मैटर को फॉर्मेटिड अथवा अनफॉर्मेटिड आदि तरीकों से पेस्ट कर सकते हैं। क्लिपबोर्ड समूह में नीचे की ओर दिये इस प्रतीक पर क्लिक करने से ऑफिस क्लिपबोर्ड कार्य पट्टिका खुल जाती है, जिस पर कट अथवा कॉपी किया गया मैटर ग्राफिक सूची के रूप में प्रदर्शित होते हैं इन पर क्लिक करते ही यह इंसर्शन प्वाइंट के समक्ष पेस्ट हो जाते हैं।

फोंट सैट करना (Set Font)

इस ग्रुप के अन्तर्गत दिये प्रतीकों की सहायता से टैक्स्ट फॉर्मेट कर टैक्स्ट का स्वरूप बदला जा सकता है। फोन्ट्स में विण्डोज स्थापित फोंट का संग्रह होता है यदि आपको सलैक्टिड टैदस्ट का फोंट बदलना हो तो इसमें से फोंट चुनकर बदल सकते हैं। फोन्ट साइज में सलैक्टिड टैक्स्ट का आकार Pt में लिखकर अथवा चुनकर बदला जा सकता है। ग्रो फोन्ट की सहायता से फोंट का आकार एक-एक कर बढ़ाया जा सकता है। सिंक फोन्ट की सहायता से फोंट का आकार एक-एक कर घटाया जा सकता है। Change Case art wars are Sentence case, lowercase, UPPERCASE, Capitalize Each Word, TOGGLE CASE में बदला जाता है।

पैराग्राफ सैट करना (Set Paragraph)

इस समूह के अन्तर्गत दिये प्रतीकों द्वारा पैराग्राफ को संयोजित किया जाता है।


(i) Bullets पैराग्राफ को बुलेटिड सूची के रूप में लिखने के लिए प्रयुक्त की जाती है। 🔽 पर क्लिक करने पर विभिन्न बुलट स्टाइल प्रदर्शित होंगे।

(ii) नम्बरिंग द्वारा सूची के आगे अंक डाले जा सकते हैं। 🔽 पर क्लिक करने पर विभिन्न नम्बरिंग फॉर्मेट प्रदर्शित होते हैं।

(iii) मल्टीलेबल लिस्ट द्वारा बहुचरणीय सूची तैयार की जाती है। 🔽 पर क्लिक करने पर विभिन्न मल्टीलेबल लिस्ट स्टाइल प्रदर्शित होंगे।

(iv) Decrease Indent द्वारा पैराग्राफ इंडेंट घटाया जाता है।

(v) Increase Indent द्वारा पैराग्राफ इंडेंट बढ़ाया जाता है।

(vi) सॉर्ट बटन पर क्लिक करते ही सॉर्ट टैक्स्ट डॉयलॉग बॉक्स खुल जाता है जिसकी मदद से सूची को वर्ण अथवा अंकों के द्वारा क्रमानुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। इसमें दिये Ascending अथवा Descending विकल्प में से एक को पुनकर क्रम को व्यवस्थित किया जा सकता है।

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(vii) Show/Hide Paragraph Mark इस बटन पर क्लिक करने से छिपे हुए पैरा, स्पेस, टैब के मार्क प्रकट हो जाते हैं।

(viii) Align Text Left द्वारा मार्जिन के अन्दर बायें से दायें टैक्स्ट लिखा जा सकता है।

(ix) Center से टैक्स्ट को मार्जिन के बीच में लिखा जाता है।

(x) Align Text Right द्वारा मार्जिन के अन्दर दायें से बायें टैक्स्ट लिखा ।

एडिटिग करना (Editing)

इस समूह के अन्तर्गत दिये प्रतीक फाइन्ड तथा रिप्लेस दिये होते हैं जिनकी सहायता से अभिलेख के अन्दर किसी शब्द को खोजा जा सकता है तथा उसे किसी अन्य शब्द के साथ बदला भी जा सकता है। सिलैक्ट ऑप्सन आपको पूरा अभिलेख सैलेक्ट करने, केवल ऑब्जेक्ट्स सैलेक्ट करने अथवा पैराग्राफ के अन्दर आप जिस शब्द पर हों उस शब्द की फॉर्मेटिंग जैसे अन्य शब्दों को सैलेक्ट करने में मदद करता है।

स्टाइल्स सैट करना (Styles)

एक अभिलेख बहुत से मुख्यशीर्षक, शीर्षक, उपशीर्षक, पैराग्राफ, सूचियों, उपसूचियों इत्यादि से मिलकर बना होता है, इन सभी को पृथक् करने के लिए इनकी फोंट फॉर्मेटिंग तथा पैराग्राफ सेटिंग अलग-अलग रखी जाती हैं। इन पैराग्राफ सेटिंग तथा फोंट फॉर्मेटिंग को अभिलेख में आगे प्रयोग करने के लिए एक समूह के रूप में सुरक्षित कर लिया जाता है जिसे स्टाइल कहते हैं। एमएस वर्ड के अन्तर्गत पंद्रह स्टाइल प्रदत्त होते हैं जिन्हें उपयोगकर्ता चाहे तो उपयोग कर सकता है अथवा अपने नये स्टाइल बना तथा बने हुए स्टाइल्स को संशोधित भी कर सकता है। इन स्टाइल्स का एक बहुत बड़ा उपयोग यह भी है कि जैसे पूरा अभिलेख तैयार करने के बाद आप किसी स्टाइल को संशोधित करते हैं तो वह संशोधन अभिलेख पर उन सभी जगह स्वतः हो जायेगा जहाँ 52 वह स्टाइल प्रयुक्त किया गया हो।

इंसर्ट टैब सैट करना (Setting of Insert Tab)

जैसा कि नाम से विदित् है इस टैब की सहायता से विभिन्न ऑब्जैक्ट्स, टेबल्स, शेप्स, क्लिपार्ट, समीकरण, चार्ट्स इत्यादि अभिलेख में शामिल कर सकते हैं।

पेजिस बनाना (Create Pages)

इस ग्रुप के अन्तर्गत दिये तीन प्रतीक होते हैं-

(i) Cover Page, ऑफिस द्वारा तैयार मुख्य पृष्ठों के संकलन को विकल्प के रूप में प्रदर्शित करता है जिनमें से आप अपने अभिलेख के लिए चुनकर मुख्य पृष्ठ तैयार कर सकते हैं।

(ii) Blank Page, जहाँ पर कर्सर होगा वहाँ पर एक खाली पन्ना इंसर्ट कर देता है।

(iii) Page Break इंसर्शन प्वाइंट के आगे के मैटर को नये पेज पर ले जाता है।

टेबल्स सैट करना (Setting of Tables)

इसके द्वारा अभिलेख के अन्दर पंक्ति तथा स्तम्भ युक्त टेबल इंसर्ट की जाती है। टेबल इंसर्ट होने के पश्चात् टेवल पर कार्य करते समय रिबन टैब पर टेबल टूल्स टैब के अन्तर्गत निम्नलिखित दो टैब्स प्रदर्शित होने लगते हैं जिनके अन्तर्गत आने वाले रिबन्स की सहायता से टेबल सम्पादित किया जा सकता है।

डिजाइन टैब सैट करना (Setting of Design Tab)

टेबल टूल्स के अन्तर्गत प्रदर्शित होने वाले इस टैब की सहायता से वर्ड द्वारा प्रदान किये गये टेबल स्टाइल्स के आधार पर टेबल का निर्माण किया जा सकता है। इसकी सहायता से टेबल के सेल्स में बार्डर लगाए अथवा हटाए जा सकते हैं,इसके द्वारा टेबल की बैकग्राउंड में रंग भरे जा सकते हैं। इस टैब द्वारा अपने अनुसार बार्डर लाइन की मोटाई तथा स्टाइल भी बदल सकते हैं।

इलस्ट्रेशन्स (Illustrations)

इंसर्ट टैब के अन्तर्गत आने वाले इस ग्रुप के अन्तर्गत पिक्चर बटन द्वारा किसी फाइल से पिक्चर इंसर्ट कर अभिलेख में लगाई जा सकती है। क्लिप आर्ट बटन पर क्लिक करते ही क्लिप आर्ट पट्टिका खुल जाती है जिसमें दिये गये चित्र, रेखाचित्र, वीडियो तथा ऑडियो क्लिप को अपने अभिलेख में जोड़ सकते हैं। शेप्स पर क्लिक करने पर एक पुल डाउन मेन्यू खुल जाता है जिसके अन्तर्गत विभिन्न कैटेगरी के अन्दर कई प्रकार की शेप्स दी गई होती हैं जिनमें से कोई भी शेप चुनकर अभिलेख में इंसर्ट कर सकते हैं|

स्मार्ट आर्ट ग्राफिक्स द्वारा जानकारी को एक ग्राफिकल प्रेजेन्टेशन जैसे फ्लोचार्ट, ऑर्गेनाजेशनल चार्ट, वेन डायग्राम के तौर पर अभिलेख में डाल सकते हैं। चार्ट डाटा की तुलना के लिए बार, पाई, लाइन, एरिया और सरफेस जैसे उपलब्ध प्रकारों का चार्ट बनाया जा सकता है। स्क्रीन सॉट स्क्रीन पर मौजूद सभी विंडोज जोकि मिनिमाइज न हों नित छायाप्रति अभिलेख में इंसर्ट कर देता है।

हैडर एण्ड फुटर सैट करना (Set Hender & Footer)

वह विषय सामग्री जो पूरे अभिलेख के हर पन्ने के मार्जिन के ऊपर तथा नीचे डालनी हो हैडर और फुटर की सहायता से डाली जा सकती है। लेकिन एक पन्ने पर हैडर और फुटर लिखने पर वह हर पन्ने पर प्रदर्शित होने लगता है। इसमें पेज नम्बर इंसर्ट करने पर यह अपने आप हर पन्ने पर बदलते जाते हैं। इसमें समायोजन करके आप प्रथम पृष्ठ, विषम पृष्ठ तथा सम पृष्ठ के हैडर और फुटर अलग-अलग लिख सकते हैं।

पेज लेआउट टैब देखना (View of Page Layout Tab)

इस टैब के द्वारा पेज की थीम, पेज मार्जिन (हाशिये), पेज की स्थिति (लम्बा/आड़ा), पेज की बेकग्राउण्ड, पैराग्राफ इंडेन्ट तथा स्पेसिंग, चित्रों की स्थिति समायोजित की जाती है।

मेलिंग्स टैब सैट करना (Shifting Mailing Tab)

यदि आप कोई पत्र अथवा लिफाफे (Envelope) बहुत से लोगों को प्रिंट कर अथवा ई मेल द्वारा प्रेषित करना चाहते हैं, तो इस टैब की सहायता से कर सकते हैं। इसकी सहायता से आप प्राप्तकर्ताओं के नाम, पता, फोन नम्बर, ई-मेल आई.डी. की सूची तैयार कर सकते हैं अथवा सूची को किसी अन्य डाटाबेस स्रोत से आयात भी कर सकते हैं।

ब्यू टैब का प्रयोग (Use of View Tab)

अभिलेख सम्बन्धी भिन्न-भिन्न दृश्यों का समायोजन इस टैब में निहित कमाण्ड्स द्वारा किया जाता है-

(i) डाक्यूमेंट व्यूज (Document Views)-इस ग्रुप के अन्तर्गत अभिलेख के पाँच भिन्न दृश्य उपलब्ध होते हैं जिनके द्वारा अभिलेख का दृश्य बदल कर कार्य किया जा सकता है।

(ii) शो (Show)- इस ग्रुप में दिये विकल्पों द्वारा स्क्रीन पर पैमाना तथा नेविगेशन पट्टिका ऑन/ऑफ किया जा सकता है।

(iii) जूम (Zoom) – इस ग्रुप की सहायता से अभिलेख को बड़ा अथवा छोटा करके देखा जाता है।

(iv) विडो (Window)-यह ग्रुप एमएस वर्ड की अलग-अलग विंडो को व्यवस्थित करता है। इसकी सहायता से कार्यक्षेत्र को कई भागों में विभक्त कर देता है जिसके द्वारा अभिलेख के अलग-अलग खण्डों को एक ही समय पर देखा जा सकता है तथा उन पर कार्य भी किया जा सकता है।

(v) मैक्रोज (Macros)-मैक्रो की सूची दिखाता है जिसके द्वारा मैक्रो को चलाया, बनाया अथवा डिलीट किया जा सकता है।

एमएस वर्ड में आप इन सभी कार्यों को बड़ी आसानी से कर सकते हैं।

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